Mise en place des DSN de substitution par l’URSSAF

DL Développement a fait le point dans sa dernière newsletter DL EXPERTS envoyée à tous nos clients sur l’entrée en vigueur, en juin 2026, des DSN de substitutions mises en œuvre par l’URSSAF. Nous partageons ici également cet article publié le mois dernier. Après un rappel des objectifs poursuivis et du calendrier prévu, nous examinerons les conséquences de cette évolution pour les employeurs et les recommandations permettant de s’y préparer efficacement.

Contexte et objectif

Depuis janvier 2017, le développement de la DSN (Déclaration Sociale Nominative), né d’une volonté de simplifier et moderniser les déclarations sociales des entreprises, est obligatoire pour la majorité des entreprises du secteur privé (extension à l’ensemble de la fonction publique en 2022). Cette obligation sociale permet à un employeur de transmettre toutes les informations utilisées pour le calcul des cotisations et des droits sociaux des salariés aux organismes concernés, en une seule fois. Néanmoins depuis sa mise en place, les organismes sociaux ont fait un constat : de nombreuses anomalies identifiées dans les DSN ne sont pas corrigées par les déclarants. Ces données inexactes ont des répercussions directes sur les droits des salariés en matière de retraite, d’indemnités journalières, de chômage, etc.

C’est pourquoi à partir de 2026, les organismes sociaux vont procéder au déploiement de la DSN de substitution qui permettra à l’URSSAF (ou la MSA) de « se substituer » à l’employeur pour corriger automatiquement certaines données erronées dans les DSN, si elles n’ont pas été rectifiées après plusieurs relances. Pour cette première année d’application, l’objectif principal est de sécuriser les droits retraite. Ainsi, en 2026, la substitution portera exclusivement sur les données ayant un impact sur le calcul des droits à la retraite, notamment l’assiette plafonnée soumise à cotisations vieillesse (base assujettie code 02).

Rappel des échéances

Depuis mars 2026, des Comptes Rendus Mé-tiers (CRM) de rappels sont lancés pour remon-ter les anomalies 2025. La DSN de substitution entre en application, pas à pas, depuis juin 2026.
Dans un premier temps, l’URSSAF ou la MSA a analysé les données des DSN mensuelles pour relever les anomalies de l’année N-1.
Parmi les erreurs les plus fréquentes figurent :

• une période de rattachement du montant net social mal déclarée ;
• l’oubli de la part patronale sur les frais de santé ;— une durée de travail incorrecte (temps com-plet ou partiel) ;
• un nombre de jours calendaires manquant ou incohérent ;
• une incohérence entre les données DSN et les informations figurant sur le bulletin de paie, etc.

En mars N+1, les CRM de rappel annuel, détaillant toutes les erreurs à corriger sur l’année N, sont envoyés aux employeurs via leur espace DSN en ligne. L’entreprise dispose alors d’un délai de 2 mois (de mars à mai N+1) pour soit corriger sa DSN et régulariser sa situation avant la seconde échéance ; soit demander des explications ; soit contester l’anomalie relevée.

En cas d’opposition, l’URSSAF notifiera l’acceptation ou le rejet de l’opposition via la messagerie de l’espace en ligne. Attention : l’absence de réponse ne vaut pas accord. Pour être recevable, une opposition devra être motivée, c’est-à-dire qu’elle doit être directement liée à l’anomalie concernée et argumentée juridiquement ou techniquement. Les pièces justificatives à fournir dépendront des arguments avancés. La substitution ne sera pas réalisée tant que l’URS-SAF n’aura pas répondu à l’opposition.

Passé ce délai, si la structure n’a pas effectué les corrections demandées, l’URSSAF émet une DSN de substitution à sa place. En absence de régularisation complète, l’Urssaf procède en juin à l’émission d’une DSN rectificative globale. Cette transmission met à jour les assiettes plafonnées des différents organismes concernés et peut entraîner des ajustements de cotisations, des majorations de retard, ou des remboursements en cas de trop-versé.

Il est à noter que les entreprises bénéficient de 2 mois après la mise en demeure pour s’opposer aux effets de la substitution devant la Commission de Recours Amiable (CRA).

Quelles sont les conséquences de la DSN de substitution par l’URSSAF ?

La correction automatique des données des salariés doit inciter les entreprises à la vigilance. En effet, l’administration procédera à des rectifications selon les informations dont elle dispose. Contrairement à celles de l’employeur, ces données ne reflètent pas toujours la réalité du terrain. L’employeur risque de perdre en partie la maîtrise des données transmises aux organismes sociaux.
Les conséquences financières peuvent également être importantes : rattrapage de cotisations sociales manquantes, pénalités. Dans ce cas, le décret n° 2023-1384 du 29 décembre 2023 indique que l’organisme de recouvrement (URSSAF ou MSA) peut engager une procédure de mise en demeure, puis de recouvrement des cotisations et contributions sociales manquantes (avec des majorations et des pénalités de retard). Les pénalités applicables peuvent être par exemple :

• pour l’omission de salariés : 1,5 % du PMSS par salarié non déclaré et par mois de retard (soit environ 58 € en 2026, sur la base d’un PMSS estimé à 3 864 €) ;
• en cas de retard dans la transmission : 1,5 % du PMSS par salarié et par mois ou fraction de mois de retard (plafonné à 150 % PMSS si retard ≤ 5 jours) ;
• en cas d’une inexactitude des rémuné-rations : 1 % du PMSS par salarié si minoration des cotisations dues.

Toutefois, si les rémunérations sont corrigées lors de l’échéance déclarative la plus proche, avec le versement du complément de cotisations et de contributions sociales, alors le droit à l’erreur s’applique et les sanctions non appliquées.

 

Un périmètre évolutif sur 3 ans

Bien que la DSN de substitution ait une pério-dicité annuelle et porte en principe sur l’année N-1, elle pourra également concerner des périodes antérieures dans la limite du délai de prescription de trois ans.
À titre d’exemple :

•  En 2026 : période d’emploi 2025 (N-1)
• En 2027 : périodes 2026 et 2025 (N-1 et N-2)— En 2028 : périodes 2027, 2026 et 2025 (N-1, N-2 et N-3).

Ce mécanisme s’appliquera notamment si de nouvelles anomalies apparaissent à la suite de régularisations effectuées par l’employeur.

Articulation de la DSN de substitution avec un contrôle URSSAF

En cas de contrôle d’assiette (sur place ou sur pièces), aucune période contrôlée ou en cours de contrôle ne pourra faire l’objet d’une DSN de substitution. Ce principe évite un chevauchement entre procédure de contrôle et mécanisme automatique de correction.

Nos recommandations

Afin d’éviter le recours à une DSN de substitution, il est essentiel d’anticiper les échéances en maîtrisant et en respectant le calendrier DSN. Pour cette première année, le dispositif monte en charge de façon progressive, l’Urssaf se concentrant sur les droits retraite. Les années suivantes, les corrections plus larges seront annoncées dès mars. Nous vous invitons également à vérifier le paramétrage du logiciel de paie annuellement. Beaucoup d’anomalies proviennent en effet d’un mauvais paramétrage (codes, rubriques, assiettes, plafonds…), d’erreurs de saisie ou de codes erronés. Faire un audit annuel du paramétrage paie permet d’anticiper ces anomalies. DL DEVELOPPEMENT peut vous accompagner sur ce sujet.

Avant le dépôt de la DSN, réalisez un contrôle préalable afin d’identifier et de corriger les éventuelles erreurs de structure. Après le dépôt, veillez à traiter chaque anomalie dès sa détection afin d’éviter qu’elle ne se reproduise d’un mois sur l’autre. Cela permettra de limiter les coûts de régularisation et de faciliter les corrections tant que les salariés concernés sont encore présents dans l’entreprise.

Portez également une attention particulière aux anomalies récurrentes en identifiant les erreurs qui se répètent et en analysant leur origine. Si une même anomalie réapparaît pendant plus de deux mois consécutifs, nous vous invitons à engager un audit du paramétrage afin d’en corriger durablement la cause. Enfin, vérifiez systématiquement les corrections proposées dans les CRM et exercez votre droit d’opposition lorsque celles-ci sont erronées, car l’absence de réponse dans les délais peut conduire à une substitution des données déclarées.

En cas de doute, DL Développement peut vous accompagner dans l’audit de vos déclarations DSN et vérifier votre paramétrage de paie. N’hésitez pas à nous contacter sur le sujet.